Rechnungen zur Freigabe prüfen

Rechnung öffnen

Aus der Freigabe-Warteschlange (In Docs → Pending Approval) eine Zeile anklicken. Die Einkaufsrechnungs-Detailansicht öffnet sich mit Feldern, Positionen und Workflow-Aktionen.

Pending Approval bestätigen, dann Approve oder Reject (und verwandte Aktionen) nutzen.

Entscheidungsaktionen

Aktion	Wann
Approve	Daten und Policy ok — Beleg schreitet fort (oft Richtung ERP)
Reject	Materielle Probleme — mit Grund/Kommentar an Sachbearbeiter
Return for Review	Kleinere Korrekturen ohne vollen Ablehnungspfad (falls verfügbar)
Lock and Edit	Felder selbst korrigieren, bevor Sie entscheiden

Primäre Entscheidungsschaltflächen sitzen im Detail-Header neben Presence und Edit.

Was zu prüfen ist

Rechnungsgrundlagen

• Lieferant korrekt und erwartet
• Betrag für diesen Lieferanten plausibel
• Rechnungs- und Fälligkeitsdatum plausibel
• Legal Entity korrekt

Rechnungsnummer, Lieferant, Legal Entity und Daten vor der Freigabe prüfen.

Dokumentprüfung

Show PDF öffnen und bestätigen, dass PDF/E-Invoice zu den extrahierten Daten passt (Nummer, Lieferant, Positionen, Summen).

Originaldokument mit den Feldern auf dem Bildschirm vergleichen.

Positionen, Steuern, Summen

Bereich	Prüfung
Line items	Beschreibungen, Mengen, Preise
Taxes / charges	Sätze und Mappings
Summary	Gesamtsumme konsistent mit Positionen

Line Items, Taxes und Summary für eine strukturierte Prüfung nutzen.

Freigabehistorie und Notizen

Wo auf dem Beleg gezeigt: wer eingereicht hat, wann, frühere Entscheidungen und Sachbearbeiter-Notizen vor der Entscheidung prüfen.

Weitere Informationen anfordern

Wenn Ihre Site Hold-/Request-Info-Aktionen unterstützt, nutzen Sie diese für Klärungen; sonst Return for Review oder Reject mit klaren Kommentaren, damit der Sachbearbeiter korrigieren und erneut einreichen kann.

Nach der Freigabe

Sobald freigegeben:

• Einkaufsrechnungen — bei Auto-Post oder API-Managed wechselt der Status, wenn die Rechnung gebucht (oder per API bestätigt) wird, typisch Posted to ERP (oder Post-ERP Error). Bei Manual klickt ein berechtigter User noch Post to ERP.
• Verkaufsrechnungen — Workflow Richtung Senden; Status wechselt beim Senden/Zustellen (siehe Rechnungsstatus).

Ergebnisse über das Status-Badge in der Liste verfolgen.

Tipps

Situation	Vorgehen
Bekannter Lieferant, erwarteter Betrag, sauberer Abgleich	Zügig freigeben
Neuer Lieferant oder hoher Betrag	Extra Sorgfalt bei PDF und Positionen
Klarer Datenfehler	Return oder Reject mit konkreten Kommentaren

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