Gutschriften & Retouren

Überblick

Gutschriften (Retouren) stornieren oder korrigieren eine frühere Rechnung. In Tapr sind es weiterhin Purchase- oder Sales-Invoice-Belege mit Return-Semantik (is_return) und, wenn PEPPOL-Regeln es verlangen, einer Vorbelegreferenz.

Kreditoren (In Docs)

1. Eine Lieferanten-Gutschrift kann per PEPPOL, E-Mail, Upload oder anderem Kanal eintreffen.
2. Die Extraktion erkennt Credit-Note-Type-Codes, wo möglich.
3. Positionen und Beträge prüfen (oft negativ oder gutschriftsorientiert).
4. Credit Note Against Invoice prüfen. Bei empfangenen Gutschriften füllt Tapr das Feld, wenn die Originalrechnung des Lieferanten passt (siehe Automatische Verknüpfung mit der Originalrechnung). Ohne dieses Feld kann die Gutschrift nicht ins ERP gebucht werden.
5. Freigeben und ins ERP buchen wie bei Rechnungen, mit ERP-spezifischer Gutschriftsbehandlung.

Auf der Einkaufsrechnung Is Return / Credit-Note-Kennzeichen und Credit Note Against (o. ä. Vorbelegfelder) prüfen.

Automatische Verknüpfung mit der Originalrechnung

Eine empfangene Gutschrift trägt die Original-Rechnungsnummer des Lieferanten in Billing Reference (from source). Daraus füllt Tapr Credit Note Against Invoice — einen Link auf Ihre eigene Purchase Invoice —, aber nur bei eindeutiger Zuordnung:

• die Billing Reference entspricht exakt der Rechnungsnummer des Originals,
• das Original stammt vom selben Lieferanten (Abgleich über MWST-Nummer, ohne MWST-Nummer über den exakten Lieferantennamen),
• das Original gehört zur selben Legal Entity,
• das Original ist eine normale Rechnung (keine andere Gutschrift) und nicht storniert,
• genau eine Purchase Invoice passt.

Ist das Original noch nicht in Tapr, bleibt das Feld leer. Trifft diese Rechnung später ein, füllt Tapr den Link dann. Mehrere Gutschriften dürfen dieselbe Rechnung referenzieren (Teilgutschriften); jede noch unverknüpfte Gutschrift, die zur neuen Rechnung passt, wird verknüpft. Die Regel, dass genau eine Purchase Invoice passen muss, gilt, wenn das Original bereits in Tapr ist, sobald die Gutschrift eintrifft. Schlägt eine Prüfung fehl, bleibt das Feld leer und Sie füllen es selbst. Das ist Absicht: Eine falsche Verknüpfung würde die Gutschrift im ERP gegen die falsche Rechnung buchen.

Debitoren (Out Docs)

1. Gutschrift über dieselben Erstellpfade wie Verkaufsrechnungen anlegen (manuell, Upload, ERP, API).
2. Return-/Credit-Note-Flags und Beträge setzen.
3. Return against / Vorbelegreferenz angeben, wenn das PEPPOL-Profil es verlangt.
4. Prüfung und Freigabe abschließen.
5. Send to Customer über PEPPOL wie bei einer normalen Verkaufsrechnung.

Verkaufs-Gutschriften zeigen Return-/Credit-Flags und Vorbelegreferenzfelder in der Detailansicht.

Erstellpfade (AR)

New Invoice, Upload Invoice, ERP-Fetch oder API — dieselben Einstiege wie bei normalen Verkaufsrechnungen.

Vorbelegreferenz

Viele PEPPOL-Regeln verlangen, dass eine Gutschrift die Original-Rechnungsnummer (und manchmal das Datum) referenziert. Wenn die Sendevalidierung mit einer Preceding-Document-Regel scheitert:

1. Gutschrift in Out Docs öffnen.
2. Vorbeleg- / Return-against-Feld mit der Original-Rechnungsidentität füllen.
3. Erneut validieren und senden.

Tipps

• Gutschriften mit derselben PEPPOL-Empfänger- / Legal-Entity-Sorgfalt wie Rechnungen behandeln.
• ERP-abgerufene Gutschriften sollten ERP-IDs für Status-Sync tragen.
• Bei API-Creates is_return und Vorzeichen der Positionen konsistent zu Ihren Integrationstests setzen.
• Beträge können in Listen negativ erscheinen — Status und Return-Flags zur Typbestätigung nutzen.

Verwandte Themen

• Verkaufsrechnungen erstellen & senden
• Eingehende Rechnungen verarbeiten
• Rechnungsstatus