Ausnahmen behandeln
Freigabe-Ausnahmen — Ablehnen, Zurückgeben, Neu zuweisen und Problemrechnungen untersuchen — aus der Einkaufsrechnungs-Detailansicht und der In Docs-Statusliste behandeln.
Ausnahmeaktionen (typisch)
Abschnitt betitelt „Ausnahmeaktionen (typisch)“| Aktion | Zweck |
|---|---|
| Reject | Materielle Probleme; Sachbearbeiter muss korrigieren und erneut einreichen |
| Return for Review | Kleinere Korrekturen ohne vollen Ablehnungspfad (falls verfügbar) |
| Approve | Nach Prüfung akzeptieren |
| Reassign | An anderen Freigebenden leiten (falls konfiguriert) |
| Hold / request info | Auf Klärung warten (falls konfiguriert) |
Bei Pending Approval Reject oder Return for Review für Ausnahmen nutzen; Approve, wenn die Rechnung sauber ist.
Ablehnen mit Kommentar
Abschnitt betitelt „Ablehnen mit Kommentar“Beim Ablehnen:
- Reject wählen
- Grund wählen, wenn abgefragt (Duplikat, ungültige Daten, Preis, unautorisiert, Sonstiges)
- Konkrete Erklärung für den Sachbearbeiter schreiben
- Bestätigen
Der Sachbearbeiter sieht Status und Kommentare und kann bearbeiten und erneut einreichen.
Häufige Gründe
Abschnitt betitelt „Häufige Gründe“| Thema | Beispiel |
|---|---|
| Duplikat | Bereits verarbeitet |
| Ungültige Daten | Falsche Beträge / Parteien |
| Fehlende PO / Referenz | Policy verlangt PO |
| Preis | Weicht von Vereinbarung ab |
| Unautorisiert | Außerhalb der Policy |
Return vs. Reject
Abschnitt betitelt „Return vs. Reject“- Return for Review — behebbar; leichter Prozess
- Reject — formaler Ablehnungspfad und Metriken; wenn die Rechnung so nicht weitergehen soll
Eskalation und Neu-Zuweisung
Abschnitt betitelt „Eskalation und Neu-Zuweisung“Wenn der Betrag Ihre Befugnis übersteigt oder ein Interessenkonflikt besteht: gemäss Freigaberegeln neu zuweisen oder eskalieren (Manager / CFO / benannter User) und begründen.
Ergebnisse überwachen
Abschnitt betitelt „Ergebnisse überwachen“Ergebnisse in In Docs über Status verfolgen (Pending Approval, Rejected, Posted to ERP, …).
Pending Approval, Posted und andere Ergebnisse in der Status-Spalte überwachen.
Duplikate und Abweichungen untersuchen
Abschnitt betitelt „Duplikate und Abweichungen untersuchen“Suche und Filter nutzen, um verwandte Rechnungen zu finden (gleicher Lieferant, Nummer oder Betrag/Datum).
Nach Lieferant oder Rechnungsnummer suchen; filtern, um Kandidaten vor Duplikat-Ablehnung zu vergleichen.
Best Practices
Abschnitt betitelt „Best Practices“- Spezifische Ablehnungskommentare schreiben
- Return für kleine, behebbare Issues bevorzugen
- Dispute gründlich dokumentieren, wenn Vendor-Management involviert ist
- Alternde Pending-Approval-Positionen zuerst klären
- Nur bei Policy-Bedarf eskalieren