Eskalation konfigurieren
Konfigurieren Sie automatische Eskalation für überfällige Freigaben, um Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung zu vermeiden.
So funktioniert die Eskalation
Abschnitt betitelt „So funktioniert die Eskalation“Das System implementiert einen mehrstufigen Eskalationsprozess:
- Rechnung geht in den Status Pending Approval
- Nach konfiguriertem Timeout wird eine Erinnerungsbenachrichtigung an den ursprünglichen Freigeber gesendet
- Bei weiterhin ausstehender Freigabe erfolgt die Eskalation an einen Backup-Freigeber
- Weitere Verzögerungen lösen zusätzliche Eskalationsstufen aus
Globale Eskalationseinstellungen
Abschnitt betitelt „Globale Eskalationseinstellungen“Unter Tapr Settings > Workflow konfigurieren:
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Enable Escalation | Funktion aktivieren/deaktivieren | Enabled |
| Reminder After | Stunden bis zur ersten Benachrichtigung | 24 Stunden |
| Escalate After | Stunden bis zur Eskalationsauslösung | 48 Stunden |
| Max Escalation Levels | Anzahl der Eskalationsschritte | 2 |
Eskalationspfad
Abschnitt betitelt „Eskalationspfad“Die Hierarchie verläuft über:
- Level 0: Ursprünglicher Freigeber erhält die Erstzuweisung
- Level 1: E-Mail-Erinnerung an den ursprünglichen Freigeber
- Level 2: Eskalation an den benannten Backup-Freigeber
- Level 3: Eskalation an den Vorgesetzten des Freigebers
- Level 4: Finale Eskalation an den AP Manager
Backup-Freigeber einrichten
Abschnitt betitelt „Backup-Freigeber einrichten“Konfiguration pro Benutzer: Zu den Benutzereinstellungen navigieren, Profil des Freigebers öffnen, Feld Backup Approver setzen und speichern.
Konfiguration pro Regel: Approval Rules öffnen, die betreffende Regel bearbeiten, Feld Escalation Approver setzen und speichern.
Betragsbasierte Eskalation
Abschnitt betitelt „Betragsbasierte Eskalation“Hochwertige Rechnungen erhalten beschleunigte Fristen. Beispielsweise können Rechnungen über $50.000 Erinnerungen nach 4 Stunden und Eskalation nach 8 Stunden auslösen, im Vergleich zu den Standardfristen von 24–48 Stunden.
Eskalationen überwachen
Abschnitt betitelt „Eskalationen überwachen“Unter Reports > Escalation Dashboard einsehen:
- Derzeit eskalierte Rechnungen
- Durchschnittliche Freigabezeiten pro Freigeber
- Eskalationshäufigkeitsmuster
- Identifikation von Prozessengpässen
Best Practices
Abschnitt betitelt „Best Practices“- Realistische Fristen unter Berücksichtigung von Workload und Zeitzonen festlegen
- Erinnerungen vor der Eskalation nutzen, damit Freigeber reagieren können
- Klare Backup-Freigeber-Zuweisungen für Abwesenheitsvertretung sicherstellen
- Eskalationsmetriken überwachen, um systemische Probleme zu erkennen
- Richtlinienerwartungen an alle Freigeber kommunizieren