Rechnungsstatus
Überblick
Abschnitt betitelt „Überblick“Jede Rechnung im Invoice Manager hat einen Workflow-Status. Status unterscheiden sich leicht zwischen Einkauf (AP) und Verkauf (AR). Sie erscheinen als Badges in Listen, Kanban-Spalten und im Detail-Header.
Einkaufsrechnung (In Docs)
Abschnitt betitelt „Einkaufsrechnung (In Docs)“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Draft | Angelegt oder noch nicht in der Prüfung |
| Pending Review | Braucht Sachbearbeiter-Prüfung nach Extraktion |
| Pending Approval | Wartet auf Freigebende |
| Approved | Freigabe erledigt — das System bucht ins ERP (oder bestätigt per API), ohne separaten Sachbearbeiter-Schritt |
| Rejected | In Prüfung oder Freigabe abgelehnt |
| Posting to ERP | Buchung läuft |
| Posted to ERP | Erfolgreich ins ERP geschrieben (oder per API bestätigt) |
| Post-ERP Error | ERP-Buchung fehlgeschlagen — Daten/Mappings beheben und erneut versuchen |
Typischer Pfad: Eingang → Pending Review → Pending Approval (falls nötig) → Approved → Status wechselt zu Posted to ERP (oder Post-ERP Error), sobald die Buchung abgeschlossen ist.
Nach Approve brauchen die meisten Sites keinen separaten Sachbearbeiter-Schritt „als gebucht markieren“: bei Auto-Post oder API-Managed aktualisiert sich der Status, wenn das System bucht oder die API bestätigt. Bei Manual ERP-Posting-Mode klickt ein berechtigter User nach der Freigabe noch Post to ERP — siehe Rechtsträger einrichten (Approval Workflow / ERP Posting Mode).
Status-Spalte bei Einkaufsrechnungen — filtern oder scannen nach Pending Approval, Posted, Draft und anderen AP-Status.
Kanban gruppiert Einkaufsrechnungen nach Workflow-Spalte.
Verkaufsrechnung (Out Docs)
Abschnitt betitelt „Verkaufsrechnung (Out Docs)“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Draft | Manuell angelegt oder noch bearbeitbar |
| Pending Review | Braucht menschliche Prüfung nach Extraktion oder unvollständigen Daten |
| Pending Approval | Wartet auf Freigebende |
| Ready to Send | Freigegeben für PEPPOL- (oder E-Mail-)Übertragung |
| Sent to Customer | Erfolgreich gesendet / im Netzwerk zugestellt |
| Send Failed | Senden oder Validierung fehlgeschlagen — beheben und erneut versuchen |
| Rejected | Im Freigabefluss abgelehnt |
Typischer Pfad: Erstellen → Draft / Pending Review → Pending Approval (falls nötig) → Ready to Send → Sent to Customer nach dem Senden. Wenn Freigabe nötig ist, treibt die Freigabe den Workflow Richtung Senden; nach erfolgreichem Senden (oder API-Zustellung) aktualisiert sich der Status automatisch.
Verkaufsliste Status — Ready to Send, Sent to Customer, Send Failed und verwandte AR-Status.
Status in der Detailansicht
Abschnitt betitelt „Status in der Detailansicht“Der Detail-Header zeigt den aktuellen Status und nur die dafür gültigen Aktionen.
AP-Beispiel: Pending Approval schaltet Approve-/Reject-Aktionen für berechtigte User frei.
AR-Beispiel: Ready to Send oder Sent to Customer mit Send-/Validate-Aktionen.
Verwandte Statusfelder
Abschnitt betitelt „Verwandte Statusfelder“| Feld | Wo | Bedeutung |
|---|---|---|
| MLR status | Verkauf | Netzwerk-Bestätigung nach dem Senden |
| BLR / Invoice Response | Einkauf | Antwort, die Sie an den Lieferanten zu einer empfangenen Rechnung senden |
| Source channel | Beide | Wie der Beleg in Tapr einging |
Nach der Freigabe (AP und AR)
Abschnitt betitelt „Nach der Freigabe (AP und AR)“Sobald eine Einkaufs- oder Verkaufsrechnung freigegeben ist:
| Beleg | Was als Nächstes passiert |
|---|---|
| Purchase Invoice (PI) | Status wechselt, wenn die Rechnung ins ERP gebucht (oder per API bestätigt) wird — typisch Posted to ERP, oder Post-ERP Error bei Fehler. Bei Manual-Mode muss nach Freigabe noch Post to ERP geklickt werden. |
| Sales Invoice (SI) | Status wechselt beim Senden (PEPPOL) oder bei API-Zustellung — z. B. Richtung Ready to Send / Sent to Customer; MLR aktualisiert sich separat, wenn das Netzwerk antwortet. |
Operatoren verfolgen das Status-Badge. Nach Approve laufen Auto-Post / API-Managed ohne separate „als gebucht markieren“-Aktion; Manual-ERP braucht Post to ERP.
- Filter und Home-Dashboard nutzen diese Statusnamen — nach Workflow-Status filtern, um Arbeitsschlangen zu finden.
- Nach Send Failed bleibt die Rechnung meist bearbeitbar, damit Sie PEPPOL-Validierungsfehler beheben und erneut senden.
- Nach Post-ERP Error zugrunde liegende Daten korrigieren oder Admin für ERP-Setup fragen, dann aus dem erlaubten Workflow-Status erneut versuchen.