Freigabe konfigurieren
Überblick
Abschnitt betitelt „Überblick“Die Freigabekonfiguration in Tapr Settings steuert, wie Rechnungen vor der Buchung ins ERP zur Freigabe geroutet werden. Diese Basis-Einstellungen arbeiten zusammen mit Approval Rules, um das Routing nach Lieferant, Betrag oder PO-Status zu bestimmen.
Wichtige Konfigurationseinstellungen
Abschnitt betitelt „Wichtige Konfigurationseinstellungen“Require Approval
Abschnitt betitelt „Require Approval“- Standard: Yes
- Funktion: Wenn aktiviert, müssen Rechnungen nach der Extraktion einen Freigabe-Workflow durchlaufen. Wenn deaktiviert, umgehen Rechnungen die Freigabe und werden direkt ins ERP gebucht.
Auto-Approve Below Amount
Abschnitt betitelt „Auto-Approve Below Amount“- Standard: 0 (deaktiviert)
- Funktion: Gibt Rechnungen unter einem festgelegten Betragsschwellenwert automatisch frei und vereinfacht die Verarbeitung niedrigwertiger Transaktionen.
Default Approver
Abschnitt betitelt „Default Approver“- Funktion: Dient als Fallback-Empfänger, wenn keine Approval Rule auf eine Rechnung passt oder kein spezifischer Freigeber festgelegt ist.
Escalation Hours
Abschnitt betitelt „Escalation Hours“- Standard: 24 Stunden
- Funktion: Löst Eskalationsbenachrichtigungen aus und markiert Rechnungen als überfällig, wenn Freigeber innerhalb der konfigurierten Frist nicht gehandelt haben.
Ablauf des Freigabe-Workflows
Abschnitt betitelt „Ablauf des Freigabe-Workflows“Rechnungen folgen dieser Sequenz: Freigabepflicht prüfen → Auto-Freigabe-Schwellenwert prüfen → passende Approval Rules anwenden → bei Bedarf an Default Approver routen → auf Freigabe oder Ablehnung warten.
Sites ohne Freigabe-Workflow
Abschnitt betitelt „Sites ohne Freigabe-Workflow“Ist der Frappe-Workflow für Purchase oder Sales Invoice deaktiviert oder nie angelegt worden, bietet Invoice Manager trotzdem eine Vorwärtsaktion an, damit Belege nicht hängen bleiben: Submit bei einer Purchase Invoice, Send to Customer bei einer Sales Invoice. Die Aktion ist nicht umkehrbar, daher fragt Tapr vorher nach einer Bestätigung.
Best Practices
Abschnitt betitelt „Best Practices“Beginnen Sie konservativ mit allen Freigaben aktiv und ohne Auto-Freigabe-Schwellenwert, und passen Sie dann anhand Rechnungsvolumen, Risikotoleranz und Compliance-Anforderungen an. Dokumentieren Sie Richtlinien für Audits und überwachen Sie Eskalationsmuster, um Engpässe oder Kapazitätsprobleme bei Freigebern zu erkennen.