Lieferanten- & Bestellregeln

Konfigurieren Sie Freigabe-Routing basierend auf Vendor-Beziehungen und darauf, ob eine Bestellreferenz auf der Rechnung vorhanden ist.

Lieferantenbasierte Regeln

Leiten Sie Rechnungen bestimmter Lieferanten an festgelegte Freigeber.

Vendor-Regel anlegen

1. Navigieren Sie zu Settings > Approval Rules
2. Klicken Sie auf New Approval Rule
3. Konfigurieren Sie folgende Felder:

Feld	Wert
Rule Name	Strategic Vendor - Acme Corp
Priority	15
Condition Type	Vendor
Vendor	Acme Corporation
Approver	procurement.director@company.com

Lieferantenkategorien

Rechnungen nach Lieferantenklassifikation routen:

Kategorie	Beispiel-Lieferanten	Typischer Freigeber
Strategic	Top-10-Lieferanten nach Spend	Procurement Director
Preferred	Vertragslieferanten	Category Manager
Standard	Reguläre Lieferanten	AP Supervisor
New	Erstlieferanten	Finance Manager

PO-basierte Regeln

Rechnungen danach routen, ob eine Bestellreferenz vorhanden ist (für Freigabe-Routing).

PO-Regel anlegen

1. Navigieren Sie zu Settings > Approval Rules
2. Klicken Sie auf New Approval Rule
3. Konfigurieren Sie Felder wie:

Feld	Beispiel
Rule Name	Non-PO Invoices
Priority	5
Condition Type	PO Status
PO Condition	No PO
Approver	department.head@company.com

Beispiel für PO-basiertes Routing

Bedingung	Priority	Approver
No PO	5	Department Head
Has PO reference	30	AP Supervisor

Vendor- und PO-Regeln kombinieren

Anspruchsvolles Routing durch kombinierte Bedingungen:

Beispiel Strategic Vendor + No PO

• Rule Name: Strategic Non-PO Invoice
• Condition 1: Vendor Category = „Strategic“
• Condition 2: PO Status = „No PO“
• Logic: AND (beide müssen passen)
• Approver: CFO

Vendor Approval Lists

Vertrauenswürdige Lieferanten für schlanke Verarbeitung konfigurieren:

1. Navigieren Sie zu Settings > Vendor Approval Lists
2. Neue Liste anlegen (z. B. „Auto-Approve Vendors“)
3. Lieferanten zur Liste hinzufügen
4. Liste in Approval Rules referenzieren

Vertrauenswürdige Lieferanten auto-freigeben

• Rule Name: Trusted Vendor Auto-Approve
• Condition: Vendor in Liste „Auto-Approve Vendors“
• Condition: Amount < 1.000 CHF
• Logic: AND
• Action: Auto-approve

Best Practices

1. Lieferantenkategorien regelmäßig prüfen — Klassifikationen anpassen, wenn sich Geschäftsbeziehungen ändern
2. PO für hochwertige Einkäufe verlangen — Beschaffungsrichtlinien über Regelkonfiguration durchsetzen
3. Non-PO-Rechnungsvolumen überwachen — Hohe Volumen können Compliance-Lücken signalisieren
4. Ausnahmen dokumentieren — Gründe tracken, warum Lieferanten Standard-Workflows umgehen

Verwandt

• Betragsbasierte Regeln
• Automatische Freigabe-Schwellen
• Freigaben verstehen