Rechnungsdaten bearbeiten
Nach der Prüfung der Extraktion Fehler korrigieren und fehlende Daten auf der Einkaufsrechnung vervollständigen, bevor Sie zur Freigabe einreichen.
Bearbeiten starten — Lock and Edit
Abschnitt betitelt „Bearbeiten starten — Lock and Edit“Invoice Manager nutzt Bearbeitungssperren, damit sich zwei Personen nicht überschreiben.
- Einkaufsrechnung aus In Docs öffnen
- Lock and Edit klicken
- Felder ändern; die App speichert während des Locks
- Entsperren, wenn fertig (Logout gibt Sperren ebenfalls frei)
Lock and Edit holt die Bearbeitungssession; Presence zeigt, wer zuschaut.
Im Lock erlauben Workflow- und Feldsteuerungen Änderungen; auf Save-/Saved-Anzeigen achten.
Kopffelder
Abschnitt betitelt „Kopffelder“Lieferant
Abschnitt betitelt „Lieferant“- Partei-/Vendor-Bereich öffnen
- Suchen und richtigen Lieferanten wählen
- Fehlt der Lieferant, gemäss Stammdatenprozess anlegen
Rechnungsnummer
Abschnitt betitelt „Rechnungsnummer“- Muss pro Lieferant eindeutig sein
- Duplikatwarnungen erscheinen, wenn die Nummer schon existiert
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Invoice Date | Datum auf der Rechnung |
| Due Date | Zahlungsfälligkeit |
| Delivery Date | Lieferdatum (falls genutzt) |
Identitätsfelder sorgfältig bearbeiten — sie steuern Matching, Duplikate und ERP-Buchung.
Beträge
Abschnitt betitelt „Beträge“Summen unter Summary müssen zu Positionen, Steuern und Charges passen. Lieber Positionen korrigieren, als eine Header-Summe zu erzwingen, wenn das System neu rechnet.
Positionen (Line Items)
Abschnitt betitelt „Positionen (Line Items)“- Tab Line Items öffnen
- Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuercode bearbeiten
- Zeilen hinzufügen oder entfernen
- Zeilen- und Belegsummen werden neu berechnet
Positionen halten Menge, Preise und Steuercodes, die Steuer und Summary speisen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Description | Artikel oder Leistung |
| Quantity | Menge |
| Unit price | Einzelpreis |
| Tax code / rate | Anwendbare Steuer |
| Net amount | Meist abgeleitet |
Steuer und Charges
Abschnitt betitelt „Steuer und Charges“- Taxes — MwSt.-Aufschlüsselung; oft aus Positionen abgeleitet
- Header Charges — Fracht, Handling und andere Charges
Charge-Typen korrekt mappen; ungemappte Charges können ERP- oder Sende-Schritte blockieren.
Header Charges, Taxes und Summary für konsistente Summen nutzen.
Validierungsfehler
Abschnitt betitelt „Validierungsfehler“| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Required field | Pflichtfeld leer | Hervorgehobenes Feld füllen |
| Invalid format | Falsches Format | Format korrigieren |
| Total mismatch | Positionen stimmen nicht | Positionen / Steuer / Charges prüfen |
| Duplicate | Rechnungsnummer existiert | Prüfen oder Nummer ändern |
Speichern vs. Einreichen
Abschnitt betitelt „Speichern vs. Einreichen“| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Autosave / Save | Beleg bleibt im aktuellen Status (Draft / Review) |
| Submit for Approval | Startet die Freigabe-Routing (siehe nächster Leitfaden) |
Vor dem Verlassen speichern (oder Autosave abwarten). Siehe Zur Freigabe einreichen.