FAQ KI-Extraktion

Schlechte Extraktionsqualität

Niedrige Genauigkeit: Oft liegt es an der Dokumentqualität. Stellen Sie sicher, dass die Auflösung mindestens 150 DPI beträgt, der Text klar und lesbar ist, das Dokument korrekt ausgerichtet ist und keine Wasserzeichen Inhalte verdecken. Fordern Sie bei anhaltenden Problemen Scans in höherer Qualität an oder testen Sie alternative Extraktionsmodelle.

Teilweise Extraktion: Wenn einige Felder erscheinen und andere nicht, kann die KI mit ungewöhnlichen Layouts oder unklaren Bezeichnungen Schwierigkeiten haben. Fehlende Daten manuell erfassen, das Problem zur Verbesserung melden oder die Formatkompatibilität prüfen.

Falsche Beträge: „OCR- oder Parsing-Fehler“ verursachen häufig numerische Fehler. Achten Sie auf Verwechslungen von Dezimal- und Tausendertrennzeichen (1.000 vs. 1,000) und auf falsch interpretierte Währungssymbole. Mit der PDF-Quelle vergleichen und manuell korrigieren.

Fehlende Felder

Fehlgeschlagene Lieferantenextraktion: Lieferanten werden möglicherweise nicht erkannt, wenn sie in den Stammdaten fehlen, anders geschrieben sind oder nur als Logo dargestellt werden. Lieferanten manuell auswählen, bei Bedarf neu anlegen oder Aliase für künftiges Matching erstellen.

Rechnungsnummern: Ungewöhnliche Formate aus Buchstaben und Zahlen, mehrere Referenznummern oder unerwartete Positionen können die Extraktion erschweren. Nummern manuell eingeben oder zur Verbesserung melden.

Positionszeilen: Komplexe Tabellenlayouts, mehrseitige Tabellen oder nicht standardisierte Strukturen verhindern die Erkennung. Positionen manuell ergänzen oder künftig einfachere Rechnungsformate bevorzugen.

Falsches Lieferanten-Matching

Ähnliche Lieferantennamen oder mehrere Niederlassungen führen zur falschen Auswahl. Korrekten Lieferanten manuell wählen und Aliase anlegen, um Wiederholungen zu vermeiden. Wenn Lieferanten stets als „Unknown“ erscheinen, prüfen Sie, ob das automatische Matching aktiviert ist und der Lieferant in Ihrer Datenbank existiert.

Währungs- und Betragsfehler

Währungserkennung: Mehrdeutige Symbole wie $ erfordern eine manuelle Auswahl. Legen Sie Standardwährungen pro Lieferant fest, um die Verarbeitung zu beschleunigen.

Dezimalformatierung: Regionale Unterschiede (europäisch 1.234,56 vs. US 1,234.56) verursachen Fehler. Beträge prüfen und korrigieren und anschließend die Locale-Einstellungen des Lieferanten setzen.

Steuerberechnungen: Prüfen Sie Steuersätze und ob Steuern in den Positionspreisen enthalten sind, bevor Sie Beträge manuell ändern.

Datumsformat-Probleme

Daten werden vertauscht, wenn Formate mehrdeutig sind — 01/02/2024 kann je nach Region den 2. Januar oder den 1. Februar bedeuten. Mit dem Quelldokument abgleichen und Datumsformat-Präferenzen pro Lieferant setzen.

Neu-Extraktion

Nutzen Sie die Re-Extraktion, wenn sich die Extraktionsqualität durch Modell-Updates verbessert hat oder die erste Verarbeitung Probleme hatte. Wählen Sie den Umfang: gesamtes Dokument, nur Positionen oder nur Kopfdaten. „Speichern Sie Ihre manuellen Änderungen zuerst (sie werden überschrieben).“

Extraktion verbessern

Melden Sie Probleme direkt in der Plattform, indem Sie den Problemtyp auswählen und Details ergänzen. Beste Ergebnisse erzielen Sie mit hochauflösenden PDFs, Standardlayouts und maschinell erzeugtem Text. Strukturierte E-Rechnungsformate (PEPPOL, ZUGFeRD) machen Extraktion durch strukturierte Daten weitgehend überflüssig.