Doppelte Rechnungen behandeln

Überblick

TaprNext verhindert, dass dieselbe Rechnung mehrfach verarbeitet wird, durch Duplikaterkennung. Das betrifft Szenarien, in denen Lieferanten Rechnungen erneut senden, E-Mails erneut verarbeitet werden, Dateien wiederholt hochgeladen werden oder Rechnungen über mehrere Kanäle eintreffen.

Erkennungsmethode

Das System identifiziert potenzielle Duplikate anhand von vier Kriterien:

Vendor – Derselbe Lieferant
Invoice Number – Exakte oder ähnliche Referenz
Amount – Gesamtsumme innerhalb der konfigurierten Toleranz
Date – Gleiches oder nahes Rechnungsdatum

Eine Rechnung erhält ein Duplikat-Flag, wenn alle Matching-Kriterien mit einer bestehenden Rechnung übereinstimmen.

Konfigurationsoptionen

Navigieren Sie zu Tapr Settings > Tab Rules & Validation > Abschnitt Duplicate Invoice Handling.

Duplicate Invoice Action

Suffix Mode (Standard)

Legt eine neue Rechnung mit geänderter Referenz an (z. B. wird INV-001 zu INV-001-2)
Beide Rechnungen bleiben im System
Erfordert manuelle Prüfung und Löschung der unerwünschten Kopie
Ideal für Organisationen, die alle eingehenden Dokumente prüfen wollen

Replace Mode

Aktualisiert die bestehende Entwurf-Rechnung mit neuen Daten
Es existiert nur eine Kopie im System
Automatische Behandlung ohne Benutzereingriff
Betrifft nur Rechnungen im Status „Draft“; eingereichte oder freigegebene Rechnungen bleiben geschützt

Amount Tolerance

Die Standardtoleranz ist 0.01. Diese Einstellung berücksichtigt kleine Rundungsdifferenzen zwischen Einreichungen. Auf 0 setzen für nur exaktes Matching.

Beispielszenarien:

Original 1000.00 vs. Neu 1000.00 (Toleranz 0.01) = Duplikat
Original 1000.00 vs. Neu 1000.02 (Toleranz 0.01) = Kein Duplikat

Best Practices

Für Suffix Mode:

Posteingang regelmäßig auf Rechnungen mit Suffix prüfen
Filter für Rechnungen mit Suffix -2 oder -3 anlegen
AP-Sachbearbeiter im Erkennen von Duplikaten schulen

Für Replace Mode:

Nur nutzen, wenn Lieferanten zuverlässig Korrekturen senden
Auf unerwartete Datenänderungen achten
Mit Suffix Mode starten und nach Workflow-Reife umstellen

Für Amount Tolerance:

Toleranz niedrig halten (0.01) für strenges Matching
Erhöhen, wenn Rundungsdifferenzen häufig sind
Währungsspezifische Dezimal-Konventionen berücksichtigen

Fehlerbehebung

False Positives: Prüfen, ob Rechnungsnummern vom Lieferanten wiederverwendet werden, ob die Toleranz zu hoch ist, und Lieferanten-Namenskonventionen reviewen.

False Negatives: Bestätigen, dass Beträge die Toleranz nicht überschreiten, Vendor-Matching prüfen und Inkonsistenzen in der Rechnungsnummernformatierung kontrollieren.