Zur Freigabe einreichen
Wenn Prüfung und Bearbeitung abgeschlossen sind, die Einkaufsrechnung einreichen, damit sie freigegeben und gebucht (oder gemäss Legal-Entity-Regeln weitergeführt) werden kann.
Checkliste vor dem Einreichen
Abschnitt betitelt „Checkliste vor dem Einreichen“Vor dem Einreichen bestätigen:
- Lieferant ist korrekt
- Rechnungsnummer ist pro Lieferant eindeutig
- Rechnungsdatum und Beträge stimmen
- Mindestens eine vollständige Position
- Steuer und Charges sind plausibel
- Keine roten Validierungsfehler
Beleg sollte in einem bearbeitbaren Vor-Freigabe-Status sein (z. B. Draft oder Pending Review) mit vollständigen Daten.
Validierungsanforderungen
Abschnitt betitelt „Validierungsanforderungen“Typische Pflichtprüfungen vor der Annahme:
| Feld | Regel |
|---|---|
| Vendor | Muss ausgewählt sein |
| Invoice number | Pflicht und pro Lieferant eindeutig |
| Invoice date | Pflicht |
| Amount | Gültig / ungleich null gemäss Konfiguration |
| Lines | Mindestens eine Position |
| Totals | Positionen / Steuer / Charges konsistent mit Summary |
Bei Validierungsfehlern markiert das System Problemfelder — unter Rechnungsdaten bearbeiten beheben und erneut versuchen.
Einreichungsprozess
Abschnitt betitelt „Einreichungsprozess“- Einkaufsrechnung öffnen
- Pflichtfelder vollständig halten
- Submit for Approval klicken (Formulierung kann variieren: Submit, Mark Ready)
- Dialog bestätigen, falls angezeigt
- Status wechselt zu Pending Approval (oder dem nächsten konfigurierten Status)
Submit for Approval / Mark Ready treibt den Beleg voran. Zuerst mit Lock and Edit Daten korrigieren, wenn Validierung scheitert.
Nach dem Einreichen — Status verfolgen
Abschnitt betitelt „Nach dem Einreichen — Status verfolgen“Pending Approval
Abschnitt betitelt „Pending Approval“Freigebende bearbeiten den Beleg. In In Docs bleibt er oft mit Status Pending Approval sichtbar.
Pending Approval: wartet auf Freigabe. Freigebende nutzen Approve / Reject / Return, wenn sie berechtigt sind.
Typische Statusbedeutungen
Abschnitt betitelt „Typische Statusbedeutungen“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Pending Approval | Wartet auf Freigebende |
| Approved | Freigegeben — Status wechselt meist, wenn das System ins ERP bucht oder per API bestätigt (Auto-Post / API-Managed) |
| Rejected | Mit Kommentar an Sachbearbeiter zurück |
| Posted to ERP | Buchung nach Freigabe abgeschlossen (automatisch oder nach Post to ERP im Manual-Mode) |
Spalte Status (und Filter) nutzen, um Pending Approval, Posted und Rejected zu überwachen.
Kanban für denselben Überblick:
Kanban-Spalten zeigen Pending Approval und andere Stufen auf einen Blick.
Sammel-Einreichung
Abschnitt betitelt „Sammel-Einreichung“Mehrere Zeilen in In Docs auswählen, um Sammelaktionen auszuführen, wenn Rolle und Workflow es erlauben.
Checkboxen aktivieren Batch-Aktionen über der Liste.
Fehlerbehandlung
Abschnitt betitelt „Fehlerbehandlung“| Problem | Vorgehen |
|---|---|
| Validierungsfehler beim Einreichen | Markierte Felder beheben; erneut einreichen |
| Duplikat-Rechnung | Echtes Duplikat bestätigen oder Nummer ändern |
| Routing / kein Freigebender | Admin bitten, Freigaberegeln zu prüfen |
| Rejected | Kommentare lesen, bearbeiten, erneut einreichen |