Sammelfreigaben

Mehrere Einkaufsrechnungen gemeinsam aus In Docs verarbeiten, wenn Rolle und Workflow Sammelaktionen erlauben.

Mehrere Rechnungen auswählen

Manuelle Auswahl

Checkboxen in der Liste setzen. Auswahlzähler und Batch-Aktionen erscheinen bei ausgewählten Zeilen.

Zeilen-Checkboxen wählen Rechnungen; die Header-Checkbox kann alle sichtbaren Zeilen wählen.

Alle sichtbaren auswählen

Header-Checkbox nutzen, um jede Zeile der aktuellen Seite zu wählen (nach Filtern).

Intelligente Auswahl

1. Filters öffnen (z. B. nur Pending Approval, Betrag unter Schwelle)
2. Alle sichtbaren wählen
3. Batch-Aktion ausführen

Warteschlange zuerst filtern, damit der Batch nur risikoarme oder gleichartige Status enthält.

Sammel-Freigabe

Wenn für Ihre Auswahl verfügbar:

1. Rechnungen wählen
2. Bulk-Approve-Aktion wählen
3. Dialog bestätigen (Zusammenfassung Lieferanten/Beträge, falls gezeigt)
4. Optional gemeinsame Notiz hinzufügen

Sammel-Ablehnung / Return

Rechnungen wählen, Reject (oder Return) wählen, gemeinsamen Grund und Kommentar angeben und bestätigen. Sachbearbeiter sehen das Ergebnis in ihrer Warteschlange.

Bestätigung und Audit

Batch-Aktionen werden im Audit-Trail protokolliert (Benutzer, Zeit, Belege, Notizen). Für Compliance als endgültige Entscheidungen behandeln.

Rückgängig / Korrekturen

• Sofortiges Undo kann kurz in UI-Toasts erscheinen, falls angeboten
• Nach ERP-Buchung im ERP stornieren, nicht nur in Tapr «rückgängig»
• Abgelehnte Rechnungen werden von AP-Sachbearbeitern korrigiert und erneut eingereicht

Best Practices

Geeignet für Sammelfreigabe

• Niedrige Beträge, bekannte Lieferanten
• Konsistente, PO-abgeglichene Rechnungen
• Gleiche Legal Entity, bereits gefiltert

Vermeiden

• Hohe Beträge oder neue Lieferanten
• Abweichungen / Mismatches
• Unklare Ausnahmen

Verwandte Themen

• Freigabe-Warteschlange
• Rechnungen zur Freigabe prüfen
• Ausnahmen behandeln