FAQ Workflow-Probleme

Leitfaden zur Fehlerbehebung bei Freigabe-Workflow-Problemen.

Rechnung im Status hängengeblieben

F: Rechnung steckt in „Pending Approval“

A: Der Freigeber hat noch nicht gehandelt.

Prüfen:

1. Ist der Freigeber aktiv und verfügbar?
2. Hat der Freigeber eine Benachrichtigung erhalten?
3. Ist Eskalation konfiguriert?

Zur Lösung:

1. Freigeber direkt kontaktieren
2. Einem anderen Freigeber neu zuweisen
3. Auf die Auslösung der Eskalation warten

F: Rechnung steckt in „Review“

A: Der AP-Sachbearbeiter hat noch nicht eingereicht.

Prüfen:

1. Gibt es Validierungsfehler?
2. Ist der Sachbearbeiter über die Rechnung informiert?

F: Rechnung steckt in „Posting“

A: Die ERP-Buchung schlägt fehl.

Prüfen:

1. Buchungsfehlerdetails ansehen
2. ERP-Verbindung prüfen
3. ERP-Datenzuordnungen prüfen
4. Siehe FAQ Verbindungsprobleme

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Falscher Freigeber zugewiesen

F: Rechnung ging an die falsche Person

A: Freigaberegeln müssen angepasst werden.

Prüfen:

1. Konfiguration der Approval Rules prüfen
2. Regelprioritäten prüfen
3. Sicherstellen, dass die Regelbedingungen zur Rechnung passen

Sofort beheben:

1. Rechnung öffnen
2. Auf Reassign klicken
3. Korrekten Freigeber auswählen

Vorbeugen:

1. Regelbedingungen anpassen
2. Prioritätsreihenfolge der Regeln korrigieren
3. Fehlende Regeln ergänzen

F: Alle Rechnungen gehen an dieselbe Person

A: Nur der Standard-Freigeber ist konfiguriert, oder Regeln greifen nicht.

Prüfen:

1. Sind Freigaberegeln angelegt?
2. Sind die Regeln aktiviert?
3. Passen die Regelbedingungen zu irgendwelchen Rechnungen?

F: Freigeber geändert, alte Rechnungen bleiben dem alten zugewiesen

A: Regeländerungen wirken sich nicht auf bestehende Zuweisungen aus.

Optionen:

1. Rechnungen manuell neu zuweisen
2. Bulk-Neuzuweisung nutzen
3. Warten, bis neue Rechnungen die neuen Regeln verwenden

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Eskalationsprobleme

F: Eskalation wird nicht ausgelöst

A: Eskalation ist möglicherweise nicht korrekt konfiguriert.

Prüfen:

1. Ist Eskalation in Tapr Settings aktiviert?
2. Welche Eskalationsfristen sind hinterlegt?
3. Ist ein Stellvertreter-Freigeber konfiguriert?
4. Läuft der geplante Job?

F: Eskalation ging an die falsche Person

A: Eskalationspfad ist nicht korrekt konfiguriert.

Prüfen:

1. Benutzereinstellungen für Stellvertreter-Freigeber prüfen
2. Regel-spezifisches Eskalationsziel prüfen
3. Vorgesetztenbeziehungen prüfen

F: Zu viele Eskalationserinnerungen

A: Fristen sind möglicherweise zu aggressiv.

Anpassen:

1. Erinnerungsintervall vergrößern
2. Eskalationsschwelle anpassen
3. Benachrichtigungshäufigkeit reduzieren

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Probleme bei der Auto-Freigabe

F: Auto-Freigabe funktioniert nicht

A: Bedingungen sind nicht erfüllt.

Prüfen:

1. Ist Auto-Freigabe aktiviert?
2. Erfüllt die Rechnung die Betragsschwelle?
3. Steht der Lieferant auf der Vertrauensliste?

Häufige Ursachen:

• Betrag liegt leicht über der Schwelle
• Lieferant nicht in der Vertrauensliste

F: Rechnungen werden auto-freigegeben, die es nicht sollten

A: Schwellenwerte sind möglicherweise zu hoch.

Prüfen:

1. Betragsschwelle der Auto-Freigabe
2. Liste vertrauenswürdiger Lieferanten

Einstellungen restriktiver setzen.

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Benachrichtigungsprobleme

F: Freigeber erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen

A: Problem bei der E-Mail-Zustellung.

Prüfen:

1. Ist E-Mail in Tapr Settings konfiguriert?
2. Spam-/Junk-Ordner prüfen
3. E-Mail-Adresse des Freigebers verifizieren
4. Logs des E-Mail-Servers prüfen

F: Zu viele Benachrichtigungen

A: Benachrichtigungseinstellungen sind zu aggressiv.

Anpassen:

1. Zu den Benutzereinstellungen navigieren
2. Benachrichtigungspräferenzen konfigurieren
3. Erinnerungshäufigkeit reduzieren

F: Benachrichtigungen verzögert

A: Problem in der E-Mail-Warteschlange oder Planung.

Prüfen:

1. E-Mail-Hintergrundjob läuft
2. Warteschlange des E-Mail-Servers
3. Einstellungen zur Benachrichtigungsplanung

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Berechtigungsprobleme

F: „Permission denied“ beim Freigeben

A: Dem Benutzer fehlt die Freigabeberechtigung.

Prüfen:

1. Benutzer hat Rolle AP Manager oder Approver
2. Rolle verfügt über Freigabeberechtigungen
3. Benutzer ist als Freigeber für diese Rechnung zugewiesen

F: Bestimmte Rechnungen nicht sichtbar

A: Berechtigungen der Legal Entity.

Prüfen:

1. Benutzer hat Zugriff auf die Legal Entity
2. Rollenberechtigungen für die Entity
3. Einstellungen zur Datensichtbarkeit

F: Rechnungen können nicht neu zugewiesen werden

A: Neuzuweisung erfordert eine spezielle Berechtigung.

Prüfen:

1. Benutzer hat Neuzuweisungsberechtigung
2. Ziel-Freigeber ist gültig
3. Rechnung befindet sich in einem zuweisbaren Status

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Workflows testen

Freigaberegeln testen

1. Testrechnung erstellen
2. Betrag/Lieferant so setzen, dass die Regel greift
3. Zur Freigabe einreichen
4. Prüfen, ob der korrekte Freigeber zugewiesen wurde

Eskalation testen

1. Rechnung einreichen
2. Eskalationsfrist vorübergehend verkürzen
3. Auf die Auslösung der Eskalation warten
4. Prüfen, ob der Stellvertreter benachrichtigt wurde

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Verwandte Themen

• Freigaben verstehen – So funktionieren Workflows
• Freigaberegeln – Regeln konfigurieren
• Eskalation – Eskalation konfigurieren