Freigaben verstehen
TaprNext leitet Rechnungen basierend auf konfigurierbaren Approval Rules an die richtigen Freigebenden. Diese Seite ist die Operator-Sicht im Invoice Manager — nicht die Admin-Einrichtungsoberflächen.
Wie Freigabe-Routing funktioniert
Abschnitt betitelt „Wie Freigabe-Routing funktioniert“Wenn eine Rechnung zur Freigabe eingereicht wird, wertet Tapr Ihre Freigaberegeln in Prioritätsreihenfolge aus, nimmt den ersten Treffer und setzt den Beleg auf Pending Approval für die vorgesehenen Freigebenden.
Aus Draft / Pending Review führt Submit for Approval (o. ä.) Routing-Regeln aus und treibt den Beleg voran.
Was Sie in der Warteschlange sehen
Abschnitt betitelt „Was Sie in der Warteschlange sehen“Freigebende arbeiten primär in In Docs und fokussieren Pending Approval.
Listen- (und Kanban-) Status zeigt, welche Rechnungen auf eine Freigabeentscheidung warten.
Entscheidungen der Freigebenden
Abschnitt betitelt „Entscheidungen der Freigebenden“Auf einem Pending Approval-Beleg können berechtigte User Approve, Reject oder Return for Review (falls verfügbar) nutzen.
Entscheidungsaktionen erscheinen im Detail-Header für den aktuellen Workflow-Status.
Regeltypen (konzeptionell)
Abschnitt betitelt „Regeltypen (konzeptionell)“| Regeltyp | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Amount-based | Routing nach Rechnungssumme | Rechnungen > CHF 10’000 → Finance Director |
| Vendor-based | Routing nach Lieferant | Strategische Lieferanten → Procurement Manager |
| PO-based | Routing nach PO-Status | Non-PO-Rechnungen → Department Head |
| Cost center | Routing nach Kostenstelle | IT-Aufwand → IT Manager |
Einrichtung unter Implementor-Docs Rules & Approvals — Operatoren sehen nur Warteschlange und Schaltflächen.
Workflow-Status (Freigabe-Lebenszyklus)
Abschnitt betitelt „Workflow-Status (Freigabe-Lebenszyklus)“Rechnungen durchlaufen Status wie Draft, Pending Review, Pending Approval, Approved, Rejected und danach das System-Ergebnis nach Zustellung:
- Einkaufsrechnungen: nach Approved aktualisiert sich der Status, wenn die Rechnung ins ERP gebucht (oder per API bestätigt) wird — z. B. Posted to ERP oder Post-ERP Error.
- Verkaufsrechnungen: nach Freigabe Richtung Senden; Status aktualisiert sich beim Senden/Zustellen (z. B. Sent to Customer), MLR ist ein separates Netzwerksignal.
Volle Tabellen: Rechnungsstatus.
Auto-Freigabe
Abschnitt betitelt „Auto-Freigabe“Rechnungen können automatisch freigegeben werden, wenn sie Kriterien erfüllen (z. B. Betrag unter Schwelle oder vertrauenswürdige Lieferanten). Auto-freigegebene Belege können den menschlichen Pending Approval-Schritt überspringen; danach gelten dieselben automatischen ERP-/Sende-Statusupdates.
Eskalation (kurz)
Abschnitt betitelt „Eskalation (kurz)“Bleibt eine Rechnung zu lange Pending Approval, kann die Site Erinnerungen senden oder an einen Backup-Freigebenden routen. Operatoren sehen vor allem überfällige Posten in der Warteschlange; Fristen und Backup-Routen liegen unter Eskalation konfigurieren (Admin).