SFTP-Austausch

Tauschen Sie Rechnungsdateien über einen SFTP-Server aus — mit Handelspartnern, EDI-Dienstleistern oder internen Systemen, die mit Dateiablagen statt PEPPOL oder einer API arbeiten.

Was es tut

SFTP arbeitet in zwei Richtungen, jeweils mit eigenen Ordnern:

Richtung	Was Tapr tut	Auslöser
AP — ausgehend	Lädt die Quelldatei jeder freigegebenen Purchase Invoice hoch	Wenn die Purchase Invoice Approved erreicht
AR — eingehend	Holt Sales-Invoice-Dateien aus dem AR-Ordner New ab und legt Verkaufsrechnungen in Out Docs an	Im Abfrageintervall oder per Fetch SFTP Now

Dateien wandern von New → In Progress → Success bzw. bei einem Fehler nach Error. Jede Übertragung wird in einem SFTP Transfer Log festgehalten.

Einrichtung

Tapr Settings → SFTP öffnen und Enable SFTP aktivieren.

Verbindung

Feld	Hinweise
Host	Hostname des SFTP-Servers
Port	Standard `22`
Username	SFTP-Konto
Authentication Method	Password oder Private Key
Password	Bei Passwort-Authentifizierung
Private Key	Vollständiger PEM-codierter Private Key, bei Schlüssel-Authentifizierung
Private Key Passphrase	Nur bei verschlüsseltem Schlüssel

Vor dem Speichern Test SFTP Connection klicken.

Sales-Invoice-Abholung (AR)

Feld	Hinweise
Poll Interval	Wie oft der AR-Ordner New geprüft wird, in Minuten (10–60, Standard 10)
Fetch SFTP Now	Ordner sofort prüfen

Ordner

Pfade sind relativ zum Home-Verzeichnis des SFTP-Benutzers. Standardwerte:

Ordner	AP (Purchase-Invoice-Upload)	AR (Sales-Invoice-Abholung)
New	`ap/new`	`ar/new`
In Progress	`ap/wip`	`ar/wip`
Success	`ap/success`	`ar/success`
Error	`ap/error`	`ar/error`

Legen Sie diese Ordner auf dem Server an (oder passen Sie die Pfade an Ihr Server-Layout an) und Save.

AR: unterstützte Dateien

Dateien im AR-Ordner New werden wie andere AR-Eingänge verarbeitet:

Dateityp	Verarbeitung
`.xml` (UBL / CII)	Strukturierte E-Rechnung — keine KI nötig
`.pdf`	Eingebettetes XML, falls vorhanden (Factur-X / ZUGFeRD), sonst KI-Extraktion (BYOK erforderlich)
`.json`	Vorstrukturierte Rechnungsdaten im Extraktionsformat von Tapr — keine KI nötig

Jede Datei zählt wie bei anderen AR-Eingangskanälen gegen das Nachrichtenkontingent Ihres Plans.

AP: was hochgeladen wird

Erreicht eine Purchase Invoice den Workflow-Status Approved, lädt Tapr ihre Quelldatei (das Original-PDF oder -XML) einmal hoch. Spätere Änderungen an der freigegebenen Rechnung lösen keinen erneuten Upload aus. Eine Purchase Invoice ohne Quelldatei wird als Failed protokolliert.

Der Upload braucht diesen Freigabe-Workflow. Auf einer Site ohne Workflow setzt die Submit-Ersatzaktion Approved nicht, daher wird nichts hochgeladen.

SFTP Transfer Log

Desk → SFTP Transfer Log listet jede Übertragung:

Feld	Bedeutung
Direction	Outgoing AP oder Incoming AR
Status	Queued, Uploading, Processing, Success, Failed
File Name / Remote Path	Die Datei und wo sie gelandet ist
Purchase Invoice / Sales Invoice	Der verknüpfte Beleg
Attempts, Last Attempt At, Last Error	Verlauf der Versuche

Eine Failed-Zeile öffnen und Retry klicken, um sie erneut einzureihen. Bei AR-Dateien verarbeitet Retry die Datei erneut aus dem Ordner Error.

Fehlerbehebung

Verbindungstest schlägt fehl: Host, Port, Firewall-Regeln (Tapr verbindet sich ausgehend zu Ihrem Server) und Anmeldedaten prüfen. Bei Schlüssel-Authentifizierung den ganzen PEM-Block inkl. der BEGIN/END-Zeilen einfügen.
AR-Dateien bleiben in New: prüfen, dass Enable SFTP aktiv und das Abfrageintervall verstrichen ist, oder Fetch SFTP Now nutzen.
Dateien landen in Error: die zugehörige SFTP-Transfer-Log-Zeile auf Last Error prüfen; zusätzlich das Error Log.