Eingehende Rechnungen verarbeiten

Überblick

Einkaufsrechnungen gelangen über mehrere Eingangskanäle in Tapr, werden extrahiert (XML-first oder KI) und landen in In Docs zur Sachbearbeiter-Prüfung. Diese Seite beschreibt, wie Kreditoren-Sachbearbeiter den Eingang sehen, manuell hochladen und verarbeitete Belege öffnen.

Eingangsquellen

Das System nimmt Einkaufsrechnungen an aus:

• PEPPOL — strukturierte E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk
• SharePoint — Dateien in einer überwachten Dokumentenbibliothek
• Azure Blob — Dateien in einem überwachten Speichercontainer
• Manual Upload — direkter Upload im Invoice Manager (In Docs)
• E-Mail / API / ERP — sofern für Ihre Site konfiguriert

In In Docs zeigt die Spalte Channel, wie die Rechnung eingegangen ist.

In Docs ist die AP-Eingangswarteschlange: Upload Invoice, New Invoice und die Spalte Channel für die Quelle.

Channel-Werte wie Peppol (sowie Manual Upload, SharePoint, Azure, Email oder API, sofern vorhanden) kennzeichnen den Eingangspfad.

AP-Warteschlange öffnen

1. Invoice Manager unter /flow öffnen
2. Über Home Kennzahlen und letzte Einkaufsrechnungen nutzen oder direkt zu In Docs

Home: Purchase Invoices, Needs Attention und Recent Purchase Invoices. Sidebar In Docs öffnet die volle Warteschlange.

Verarbeitungsworkflow

Typischer Ablauf nach Dateieingang:

1. Datei kommt per PEPPOL, Upload, SharePoint, Azure, E-Mail oder API
2. Tapr extrahiert Daten (XML-first bei eingebetteten E-Invoices; KI bei einfachen PDFs/Bildern, wenn BYOK konfiguriert ist)
3. Eine Purchase Invoice erscheint in In Docs mit Workflow-Status
4. Sachbearbeiter prüft und treibt den Beleg voran (siehe KI-Extraktionen prüfen)

Status zeigt, wo der Beleg nach der Extraktion steht (z. B. Pending Review, Pending Approval, Draft, Posted).

Kanban derselben Stufen:

Zu Kanban wechseln, um nach Workflow-Spalte nach Eingang und Extraktion zu arbeiten.

Manuelle Uploads

Upload aus der UI:

1. In Docs öffnen
2. Upload Invoice klicken
3. Eine oder mehrere PDF-, Bild- oder XML-Dateien wählen (Massen-Upload parallel)
4. Verarbeitung abwarten
5. Neue Einkaufsrechnung öffnen und Felder prüfen

Upload Invoice für Dateien; New Invoice für einen leeren manuellen Entwurf ohne Quell-PDF.

Mit Filters und Suche neu verarbeitete Rechnungen finden:

Nach Workflow-Status, Legal Entity filtern oder nach Lieferant / Rechnungsnummer suchen.

Automatisch vs. manueller Eingriff

Automatisch: PEPPOL und andere maschinenlesbare E-Invoices extrahieren meist ohne KI und sind prüfbereit.
Manuell: Schlechte Scans, nicht unterstützte Formate oder Extraktionsfehler erfordern Korrektur in der Detailansicht.

Verarbeitete Rechnung öffnen

Zeile anklicken, um die Einkaufsrechnung zu öffnen: Originaldatei, Felder und Workflow-Aktionen.

Status bestätigen, Show PDF für den Originalanhang, dann prüfen und bearbeiten.

Eingang und Extraktion prüfen:

Source Channel (z. B. Peppol) und Extraction Method (XML vs. KI) stehen im Detailbereich Source — Abschnitte bei Bedarf aufklappen.

Umgang mit E-Rechnungen

Strukturierte Formate (PEPPOL UBL, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung u. a.) extrahieren aus XML, wenn vorhanden — meist schneller und genauer als KI auf reinen Scans. Maschinenlesbare PDFs bevorzugen, wenn Lieferanten sie liefern können.

Verarbeitungsprioritäten

Empfohlene Reihenfolge in In Docs:

1. PEPPOL (und andere strukturierte E-Invoices)
2. Dringende Fälligkeiten
3. Hohe Beträge
4. Übrige chronologisch

Status, Channel und Datumsspalten (oder Filter) nutzen, um die Warteschlange zu sortieren.

Verwandte Themen

• Kreditoren-Sachbearbeiter-Dashboard
• KI-Extraktionen prüfen
• Rechnungsdaten bearbeiten
• Zur Freigabe einreichen
• Eingangskanäle im Überblick